Automatyzacja czy nowy pracownik. Jak to policzyć na własnych liczbach

Policz dwie rzeczy: ile godzin miesięcznie zespół spędza na powtarzalnym zbieraniu i składaniu danych oraz ile kosztuje nowa osoba razem ze składkami. Jeśli ta robota to ułamek etatu, a zatrudnisz nową osobę, zapłacisz za cały etat, żeby przejęła kilkanaście albo kilkadziesiąt godzin. Jeśli brakuje rąk do ocen, decyzji i rozmów, automatyzacja tego nie przejmie.

Uczciwie na start

Nie mam w portfelu klienta, który stanął dokładnie przed tym wyborem i przeszedł go ze mną od początku do końca. Ten tekst to metoda liczenia, na liczbach, które możesz sprawdzić: stawkach składek z serwisu biznes.gov.pl dla przedsiębiorców, jednym moim wdrożeniu i kalkulatorze z tej strony.

Krok 1: ile godzin to naprawdę jest

Licz tylko pracę, która wraca co tydzień w tej samej formie: raporty, zestawienia, przeklejanie między systemami, ściganie ludzi za danymi. Oceny i decyzje zostaw poza rachunkiem.

Pełny etat to około 173 godziny w miesiącu, czyli 40 godzin razy 4,33 tygodnia. Dla porównania: w jednym z moich wdrożeń zespół sprzedaży po automatyzacji śledzenia obecności odzyskał 20 do 30 godzin miesięcznie. To około 12 do 17% jednego etatu.

Krok 2: ile kosztuje nowa osoba

Na umowie o pracę pracodawca płaci składki ponad wynagrodzenie brutto: emerytalną 9,76%, rentową 6,5%, wypadkową od 0,67 do 3,33%, na Fundusz Pracy 2,45% i na FGŚP 0,1%. Razem od 19,48 do 22,14%, bez wpłat na PPK, czyli około 1,2 razy brutto. Do tego dochodzi czas na rekrutację i wdrożenie nowej osoby, którego ten rachunek nie obejmuje.

Nowy pracownik na pełnym etacie kosztuje co miesiąc swoje brutto razy około 1,2, niezależnie od tego, ile z tego czasu idzie na powtarzalną robotę.

Krok 3: porównaj

Program wdrożenia to koszt jednorazowy. Potem zostaje czas właściciela, który raz w miesiącu sprawdza, czy wynik dalej się zgadza, albo stała opieka w abonamencie, jeśli wolisz oddać utrzymanie. W kalkulatorze wpisujesz liczbę osób, godziny tygodniowo i koszt godziny, a on pokazuje miesięczny koszt ręcznej roboty i po ilu miesiącach zwraca się program W Twojej firmie, który zaczyna się od 29 700 zł netto. Przy ustawieniach startowych, czyli 5 osób po 5 godzin tygodniowo i 80 zł za godzinę, to około 5,7 miesiąca.

Kiedy nowa osoba jest lepszym wyborem

Gdy brakuje rąk do pracy, której automatyzacja nie przejmie: ocen, decyzji, rozmów z klientem. Kalkulator celowo ich nie liczy. Jeśli większość brakujących godzin to taka praca, zatrudnij. Automatyzacja zabierze tylko zbieranie i składanie, a cała reszta zostanie tam, gdzie jest.

Kiedy najpierw policzyć automatyzację

Gdy powtarzalna robota to kilka godzin tygodniowo u kilku osób, a nie jedno stanowisko. Tak wyglądają ustawienia startowe kalkulatora: pięć osób, po pięć godzin tygodniowo każda. Razem to około 108 godzin miesięcznie, mniej niż jeden etat, ale rozłożone na pięć osób. Porównaj koszt tych godzin z kosztem etatu z kroku 2, zanim otworzysz rekrutację.

Od czego zacząć

Zacznij od liczby godzin. Jeśli nie wiesz, które zadanie policzyć jako pierwsze, zrób test gotowości: dziesięć minut we własnym asystencie AI, 0 zł, bez konta. Ceny wszystkich poziomów programu są na stronie oferty razem z sekcją o tym, kto utrzymuje automatyzacje po wdrożeniu.

Wszystkie moje ceny, z tym, co w nich jest, zebrałem w artykule Ile kosztuje wdrożenie AI w małej firmie jako jedną tabelę.

Rimas Lukaszewicz, Rimas Logic