Kupiliście licencje AI i nikt ich nie używa. Co zrobić w pierwszym tygodniu

Licencje leżą, bo zabrakło trzech rzeczy: konkretnego zadania, osoby, która za nie odpowiada, i liczby „przed". Zacznij od jednego powtarzalnego zadania z tego tygodnia. Zmierz, ile trwa dziś. Zbuduj pod nie jedną automatyzację albo stały skill i nazwij właściciela. Po trzydziestu dniach zmierz to samo zadanie jeszcze raz.

Uczciwie na start

W moim portfelu nie ma firmy, która kupiła licencje ChatGPT i przyszła z tym, że nikt się nie loguje. Są za to dwie, które kupiły narzędzia, wdrożyły je i zostały w tym samym miejscu. Mechanizm jest ten sam.

Pierwsza to mała firma szkoleniowa online. Zdecydowali o przejściu na nowy CRM. Wdrożenie było, kontakty zaimportowano raz, w czerwcu. Pipeline w nowym systemie stał nieużywany, a 488 z 928 kupujących istniało tylko w starej bazie. Nikt nie potrafił powiedzieć, gdzie jest prawda o kliencie.

Druga to firma edukacyjna, której właściciel sam używa AI codziennie. Przez lata kupował narzędzia: CRM, mailing, analitykę, piksele reklamowe. Żadne nie rozmawiało z drugim. Przed startem sprzedaży najdroższego produktu nikt nie wiedział, która reklama sprzedała które miejsce.

W żadnej z nich problemem nie był brak narzędzi.

Co psuje się pierwsze

Kiedy narzędzie leży, sprawdzam, czy nie brakuje jednej z trzech rzeczy.

Nie ma jednego zadania. Przy licencjach wygląda to tak: trafiają do wszystkich z hasłem „używajcie". Każdy otwiera czat, pyta o coś ogólnego, dostaje ogólną odpowiedź i wraca do Excela.

Nie ma właściciela. Jeśli coś działa tylko wtedy, gdy robi to jedna ogarnięta osoba, to przestaje działać w dniu jej urlopu. W firmie szkoleniowej wszystko spinał jeden manager, obok wszystkich innych obowiązków. W edukacyjnej nie było komu tego spiąć.

Nie ma liczby „przed". Bez niej po miesiącu zostaje wrażenie. „Chyba jest lepiej" nie obroni budżetu na kolejny rok.

Pierwszy tydzień

1. Wybierz jedno zadanie, które wraca co tydzień w tej samej formie. Cotygodniowy raport, zestawienie godzin, zbieranie faktur. Najlepiej takie, które ktoś robi z niechęcią.
2. Zmierz je dziś. Dziesięć minut: ile trwa, kto je robi, z ilu miejsc zbiera dane. Zapisz liczbę.
3. Zbuduj jedną automatyzację albo stały skill na prawdziwym materiale. Tabelę składa system albo arkusz, model pisze nad gotową tabelą. Model nie filtruje i nie liczy: takie wyniki wyglądają dobrze na małych danych, a psują się po cichu, gdy danych przybywa.
4. Nazwij właściciela. Jedno nazwisko przy tej automatyzacji. Ta osoba sprawdza raz w miesiącu, czy wynik dalej się zgadza.

Tak to wygląda na liczbach z moich wdrożeń. Zespół sprzedaży w firmie z branży cloud ręcznie śledził obecność i siedział na pustych callach. Po wdrożeniu trackera odzyskał 20 do 30 godzin miesięcznie, a puste calle zeszły do zera. Jednoosobowa działalność ręcznie zbierała 10 do 15 faktur miesięcznie z różnych subskrypcji. Teraz robi to automat, co daje 2 do 4 godzin miesięcznie mniej, bez pilnowania.

Każde z tych wdrożeń dotyczyło jednego zadania.

Po trzydziestu dniach

Zmierz to samo zadanie tą samą metodą. Liczba godzin miesięcznie przed i po, obok siebie, na jednej kartce dla osoby, która decyduje o budżecie.

Druga miara jest mniej wygodna: czy ktokolwiek sięgnie po to w listopadzie, gdy minie ekscytacja nowym. Jeśli zadanie wróciło do starego sposobu, wróć do kroku czwartego i sprawdź, czy ma właściciela.

Liczba logowań do narzędzia niczego tu nie mówi. Ktoś może logować się codziennie i dalej składać raport ręcznie.

Czego nie robić

Nie kupuj kolejnego narzędzia. Obie firmy z początku tego tekstu miały narzędzi aż za dużo, a w pierwszej dane o klientach leżały w czterech miejscach i żadne nie było prawdą. Piąte by nie pomogło.

Nie zmieniaj też narzędzia, żeby poprawić jakość. Gdy wynik jest słaby, przyczyna to prawie zawsze za mało materiału albo zadanie, w którym model musi liczyć, a zmiana z ChatGPT na Claude albo Gemini żadnej z nich nie usuwa. Z tego samego powodu nie pomoże kolejne szkolenie ogólne: bez własnego zadania kończy się notatkami, a w poniedziałek raport powstaje po staremu.

Od czego zacząć u siebie

Jeśli nie wiesz, które zadanie wziąć jako pierwsze, zrób test gotowości: dziesięć minut we własnym asystencie AI, 0 zł, bez konta. Wynik wskazuje etap i pierwsze zadanie. W kalkulatorze policzysz, ile kosztuje każdy miesiąc ręcznej roboty w Twojej firmie.

Jeśli chcesz przejść te cztery kroki na własnym zadaniu, jest pakiet Samodzielnie: sześć sesji po polsku w Twoim ChatGPT albo Claude, każda na jednym powtarzalnym zadaniu.

Rimas Lukaszewicz, Rimas Logic