Od czego zacząć wdrożenie AI w firmie. Jedno zadanie i jedna liczba

Wdrożenie AI w firmie zaczyna się od jednego zadania, nie od narzędzia ani od strategii. Wybierz robotę, która wraca co tydzień albo co miesiąc, której wynik ktoś sprawdzi w pięć minut i której dane już gdzieś leżą. Zanim cokolwiek włączysz, zapisz, ile to zadanie zajmuje dziś. Narzędzie wybierasz na końcu.

Dlaczego nie od narzędzia

Widziałem to wiele razy: firma zaczynała od narzędzia, zanim zrozumiała własne procesy i to, jak u niej działają poszczególne rzeczy. Często zostają po tym kupione licencje i po kilku tygodniach nikt nie pamięta, do czego miały służyć. W artykule Kupiliście licencje AI i nikt ich nie używa opisuję, co wtedy zrobić w pierwszym tygodniu. Z warsztatem strategicznym na start jest podobnie: daje listę pomysłów, a nie jedno zadanie, które w przyszłym tygodniu zajmie mniej czasu.

Jak wybrać pierwsze zadanie: trzy pytania

Właścicielom mówię zwykle jedno: zacznij od zadania, które chciałbyś komuś oddać. To ta oczywista robota, którą mógłby przejąć ktoś inny, tylko że tym razem przejmie ją technologia albo AI.

Weź swój ostatni tydzień i przy każdej takiej robocie zadaj trzy pytania:

1. Czy wraca? Co tydzień albo co miesiąc, w tej samej formie.
2. Czy wynik da się sprawdzić w pięć minut? Ktoś patrzy i widzi, czy jest dobrze.
3. Czy dane już są? W mailu, w arkuszu, w systemie, a nie w czyjejś głowie.

Trzy razy „tak” oznacza kandydata. Przykład z mojej praktyki: faktury jednoosobowej firmy, od 10 do 15 miesięcznie z różnych subskrypcji, zbierane ręcznie i wysyłane do księgowego. Wraca co miesiąc i łatwo sprawdzić, czy są wszystkie. Po zautomatyzowaniu to 2 do 4 godzin miesięcznie mniej i nie trzeba już tego pilnować.

Które procesy zautomatyzować najpierw

Spośród zadań, które przeszły trzy pytania, zacznij od tych, w których praca polega na:

• zebraniu danych, które już są w systemach, do jednego miejsca;
• ściganiu ludzi o dane, których co miesiąc brakuje;
• napisaniu czegoś z danych, które już masz: raportu, podsumowania, odpowiedzi.

To trzy z czterech dróg, które artykuł Wdrożenie AI w małej firmie opisuje dokładniej. Czwarta jest w sekcji niżej.

Liczba „przed”: dziesięć minut, zanim zaczniesz

Zapisz trzy rzeczy: ile to zadanie zajmuje, jak często wraca i kto je robi. Dziesięć minut wystarczy. Bez tej liczby po miesiącu nikt nie wie, czy coś się zmieniło, i zostają same wrażenia. Trzydzieści dni po uruchomieniu mierzysz to samo zadanie jeszcze raz, tak samo.

Kiedy nie wdrażać AI (jeszcze)

Czasem dobra odpowiedź brzmi „nie teraz”. Tak jest, gdy:

• danych nikt nie zapisuje, więc najpierw trzeba zacząć je zapisywać;
• proces istnieje tylko w głowie jednej osoby, więc najpierw trzeba go spisać;
• zadanie w ogóle nie powinno istnieć, więc lepiej przestać je robić, niż je automatyzować.

To czwarta droga i pełnoprawny wynik diagnozy.

Kto ma się tym zająć

Jedna nazwana osoba, która odpowiada za to jedno zadanie i raz w miesiącu sprawdza, czy wynik dalej się zgadza. Nie „ambasador AI” na całą firmę. Automatyzacje psują się po cichu: dalej raportują sukces, a przestają robić swoje. Ktoś musi to zauważyć, zanim zauważy to klient.

Od czego zacząć u siebie

Od testu gotowości: dziesięć minut we własnym asystencie AI, 0 zł, bez konta. Wynik pokazuje, na jakim jesteś etapie i co zautomatyzować najpierw. Jeśli wolisz przejść przez to z kimś, konsultacja wstępna trwa 30 minut i kosztuje 97 zł. Wskażę Ci w niej właściwy poziom programu i pierwszy krok.

Rimas Lukaszewicz, Rimas Logic